שיפור הבדיקות 3: סדרי עדיפויות

כשדברים אינם עובדים במחלקת הבדיקות ורוצים לשפר את תהליך מציאת הבעיות, קל מאוד ללכת לאיבוד. אם יש בעייה אחת מילא, אבל אף פעם אין רק בעייה אחת. אז מה עושים?
אז קודם כל מה לא עושים:

• לא נכנסים להיסטריה, בייחוד אם באת למקום כזה בתור מנהל חדש ו"חשכו עיינך" מרוב בעיות.
• לא מתחילים לטפל בצורה אינטואיטיבית בבעיות. בדרך כלל תטפל במה שקל לך יותר לטפל ולא בהכרח במה שהכי חשוב.
• לא מתחילים לטפל בכל הבעיות בבת אחת.

מה כן עושים?

1. קודם כל, אוספים את הבעיות. פשוט לבוא עם רשימה שיש לך כמנהל ממה שהספקת להכיר, לשבת עם אנשי הבדיקות, אנשי הפיתוח, מנהלי הפרויקטים, מהנדסי המערכת, ולשמוע מכולם מה מפריע להם הכי הרבה בתהליך הבדיקות.
2. מחלקים לנושאים עיקריים ותתי נושאים.
3. מחלקים חשיבויות לנושאים שרשמנו. אפשר להעזר בטבלא הבאה, אבל אפשר בדרכים שונות:
   חשוב חשוב פחות
   ___________דחוף
   ___________דחוף פחות
4. לוקחים את שלושת הנקודות הבעייתיות יותר ומטפלים בהן קודם. הסדר הוא:
   נקודות שהן חשובות ודחופות קודם, אח"כ חשובות פחות אך דחופות, חשובות ודחופות פחות, ולבסוף חשובות פחות ודחופות פחות.
   יש לשמור "צילום" של המצב בכדי לחזור אליו לאחר זמן ולראות אם אכן קטנו מספר הבעיות וחומרתן.
5. לגבי הנקודות שמתחילים איתן, לפרק לתת-בעיות.
6. לכל תת-בעייה לתת פתרונות ברורים, להבין מהו קריטריון ההצלחה של כל קריטריון, אלו נקודות יש לממש בכדי להגיע לפתרון הבעייה, אחראי וזמן התהליך.
7. להניע ולנהל את שלשת התהליכים הנבחרים.
8. נפתרו? ממשיכים עם שלשת הבאים.

דוגמא רק בכדי לסבר את האוזן:

• בעייה אחת היא אי-עמידה בלוחות זמנים. זו בעייה חמורה שיש לטפל בה בדחיפות (4 נק').
• פחות חשוב לגשת להשלמת השכלה מסויימת כי זה בעיקר העשרה, אבל זה דחוף כי כרגע יש הזדמנות שאולי לא תחזור במהרה (3 נק').
• בעייה אחרת היא חוסר מקצועיות טכנית ספציפית של מספר מועט מאוד של בודקים, אך הם יכולים לעסוק בדברים שהם כן מכירים. הדחיפות היא לא גבוהה, החשיבות - כן (2 נק').
• או למשל שחלק מציוד המעבדה ישן, אך עדיין אמין ומבצע את המצופה ממנו - לא דחוף ולא חשוב כרגע, יש לשם בצד ולטפל בהמשך (1 נק').

לאחר כן יש לערוך סדר עדיפויות בתוך הקבוצות ולהחליט על שלש הבעיות המובילות. וכמו תמיד - זו טבלת עזר. אחרי שסיימתם תריצו את הבעיות בראש וודאו שאכן זה הסדר הנכון.
אם רוב הבעיות הן חשובות ודחופות אזי הניהול עד כה לא היה ממש אפקטיבי.
לגבי מספר הבעיות שמטפלים בהן במקביל - כאמור שלושה, אבל אם את כמנהלת רוצה לקחת עוד דברים יחסית קטנים - בבקשה. הרעיון בשלושה הוא בעיקר מול האנשים בקבוצה. ל"הנחית" להם 5 פרוצדורות חדשות זה לא יעיל משום בחינה.

מצ"ב דוגמא לקובץ אקסל המכיל טבלה של פירוק בעייה לגורמים עם דוגמא.